Cum poți crea un workshop de succes?

Proiectele de succes presupun obiective clare și o echipă angajată. Cu programele ce implică diverse responsabilități și numeroase planificări, este dificilă obținerea unei echipe de oameni motivați, care să se concentreze asupra inițiativelor companiei.

Un workshop reprezintă astăzi un instrument puternic pentru schimbul de informații în colaborare, generare de idei și alinierea oamenilor la obiective. Una dintre cheile desfășurării unui atelier de succes este legată de atmosfera creată, care îi îndrumă pe participanți la atingerea obiectivelor, într-o manieră antrenantă.

Crearea unui consens în jurul direcției proiectului reprezintă unul dintre aspectele importante ale unui workshop. A atrage un grup de oameni în aceeași încăpere generează încredere și reprezintă o modalitate excelentă de a iniția noi eforturi.

O bună pregătire în prealabil asigură desfășurarea cu succes a unui workshop. În rândurile următoare se regăsesc informații utile despre aspectele ce trebuie avute în vedere la organizarea unui workshop de succes.

Ce reprezintă workshop-ul?

Workshop-ul este privit ca o cale de învățare sau predare, ce presupune ca participanții să interacționeze între ei prin intermediul unor discuții, activități, jocuri sau alte provocări. Organizarea procesului de învățare implică numeroase modalități de predare moderne și interactive în același timp.

În prezent, workshop-urile sunt un fapt obișnuit în companii, ele fiind sub forma unor întâlniri care se organizează în cadrul echipelor pentru a discuta, planifica și soluționa diverse provocări sau a îndeplini un obiectiv. Implicarea tuturor participanților este esențială pentru un workshop de succes.

Nu există niciun dubiu că planificarea unui atelier reușit implică multă muncă. O atenție la detalii este cheia în vederea obținerii valorii maxime de la acest eveniment. Scopul acestuia trebuie să se reflecte în centrul întregii planificări.

Ce aspecte trebuie avute în vedere pentru a organiza un workshop de succes?

Un workshop reușit implică o planificare eficientă din partea organizatorilor și o înțelegere clară a viziunii acestui eveniment. Pentru ca workshop-ul să ofere rezultatele dorite, este necesară o atenție deosebită următoarelor aspecte:

Definirea scopului și a obiectivelor

Pentru a aborda tema și a concepe un conținut educativ este necesară o definire a scopului acestui workshop. De la scop se pot gândi metode prin care ideile dezbătute în discuții să conducă la rezultatele dorite. Dacă nu există obiective clar stabilite, care să reflecte discuțiile workshop-ului, atunci acesta poate fi considerat o pierdere de timp. Simpla comunicare a scopului și obiectivelor participanților la începutul întâlnirii reprezintă unul dintre aspectele esențiale ale unui workshop de succes.

Cunoașterea participanților

Plecând de la obiectivele stabilite, este important ca participanții să fie persoane de pe mai multe niveluri din cadrul companiei. Având persoane din echipe diferite vor exista o încrucișare a perspectivelor, fiind o direcție sigură către cele mai inovatoare idei. Un workshop eficient va responsabiliza echipele și le va încuraja să găsească soluții practice, într-o manieră creativă și productivă.

Este esențial ca în cadrul întâlnirii să existe o varietate de opinii pentru a înțelege viziunile aceluiași concept abordat și de a capta puncte de discuții, care să contribuie la clarificarea motivațiilor și necesităților diferite ale persoanelor din grup. Implicarea participanților într-un mod activ este un aspect important pentru o discuție generatoare de rezultate.

Alegerea locației potrivite

Spațiul în care se va desfășura workshop-ul este un aspect cheie legat de eficacitatea activităților. Este necesară o planificare a locurilor și a spațiului de lucru în maniera în care să susțină activitățile propuse.

Dacă aceste discuții sau prezentări depind de anumite mijloace vizuale, sunt necesare pregătiri și în acest sens. Folosirea unui videoproiector și a altor dispozitive pot garanta o experiență vizuală reușită în cadrul întâlnirii. Spațiul trebuie atent amenajat în maniera în care să fie încurajată participarea. De asemenea, spațiul trebuie să fie confortabil, luminos și la o temperatură ideală.

Schițarea activităților și organizarea materialelor din cadrul întâlnirii

Crearea unei liste cu puncte cheie ale discuției poate eficientiza întregul workshop. În acest fel se pot face estimări de timp, responsabilități pentru fiecare echipă și activități creative în vederea dezvoltării progresului general. Desfășurarea întâlnirii implică și improvizație și adaptare în funcție de activitate pentru a crea o dinamică a grupului. Documentarea și schițarea în prealabil permite o mai bună flexibilitate în timpul workshop-ului, fapt ce determină o eficiență a îndeplinirii obiectivelor propuse la începutul întâlnirii.

Este indicat o pregătire a materialelor necesare pentru activitățile propuse. Cele mai importante materiale ce nu trebuie să lipsească sunt următoare:

• Tabla magnetică;
• Flipchart magnetic;
• Ecusoane;
• Instrumente de scris (creioane, markere, corectoare etc.;
• Hârtie colorată;
• Alte materiale susținătoare activităților din cadrul workshop-ului.

Prin intermediul ajutoarelor vizuale, se pot mult mai bine desfășura dezbaterile și activitățile din cadrul întâlnirii.

Un alt aspect esențial legat de logistica evenimentului este durata acestuia. Dacă întâlnirea este estimată la câteva ore, este esențială asigurarea unor gustări și băuturi participanților. O pauză de cafea este importantă pentru recreere, fiind și un prilej de discuții relaxante între participanți.

Oferirea unui feedback

După finalizarea workshop-ului, este important să desprinzi aspectele pozitive din experiența trăită. Singura modalitate prin care se pot extrage informații legate de întâlnire este conceperea unui chestionar, prin care se oferă oportunitatea participanților de a împărtăși opiniile lor cu privire la întreaga activitate. În felul acesta, se pot afla și aspectele ce pot fi îmbunătățite pe viitor.

Oferirea unui feedback participanților este un bun prilej de a împărtăși noua experiență și de a susține o dezvoltare profesională, dincolo de workshop. Un timp de reflectare asupra informațiilor noi asimilate este necesară la finalul unui workshop, fiind și acesta o parte importantă a ciclului de învățare.

Concluzii

Workshop-ul vizează o implicare a participanților asupra unui subiect prin împărtășirea unor cunoștințe sau experiențe proprii cu întregul grup. Poate fi considerat o metodă practică prin care se obțin atât informații, cât și abilități noi legate de activitățile de planificare și dezvoltare potrivite în cadrul unei companii.

Cu ajutorul unui workshop se pot discuta concepte sau teme de interes pentru participanți, oferindu-le posibilitatea de a încerca noi experiențe de comunicare. De asemenea,acestea pot inspira participanții să descopere printr-o manieră creativă noi practici de învățare.