Arhivare documente – cum le putem organiza eficient

Procesul de arhivare document este esențial în managementul documentelor, cu care angajații companiilor trebuie să fie familiarizați. Neînțelegerea procesului de arhivare documente poate genera consecințe grave pentru afacere.

Întrucât firmele au început să își digitalizeze majoritatea documentelor, activitatea de arhivare documente fizice este adesea trecută cu vederea atunci când se creează un plan de management al documentelor. 

Cu sau fără un management bine pus la punct, compania ta captează, stochează și recuperează documente în fiecare zi. Cu toate acestea, înregistrările fizice sunt un aspect încă prezent, motiv pentru care procesul de arhivare documente joacă un rol important. 

De ce este important un management al documentelor?

O afacere implică numeroase procese, care sunt însoțite de diverse documente (fie ele în formă fizică, fie electronică). De exemplu, o simplă vânzare vizează o factură trimisă către client, emisă în urma unei comenzi (lansate către acesta) înregistrate în sistemul contabil. Cu toate că avem două documente care justifică același proces, ele sunt diferite în ceea ce privește modul de stocare.

Exemplul poate fi complicat, dacă în procesul de vânzare sunt implicate un proces verbal de recepție, un contract sau o chitanță. Pe lângă faptul că au formate diferite, ele sunt realizate, utilizate și stocate de departamente diferite.

Așadar, este obligatoriu să ai un bun management al documentelor pentru ca procesele și circuitul de acte să se desfășoare în parametri optimi.

Ce este arhivarea documentelor?

Prin procesul de arhivare documente are loc o păstrare în siguranță și pentru perioade îndelungate de timp a tuturor documentelor dintr-o companie. Astfel de informații pot – sau nu – să fie folosite din nou în viitor, dar totuși ar trebui stocate până la sfârșitul perioadei de păstrare (așa cum prevede legislația).

Care este rolul unei arhivări eficiente a documentelor?

Activitatea de arhivare documente joacă un rol vital în gestionarea informațiilor, oferind afacerii un control mai mare asupra proceselor informaționale. Evoluția businessului va determina crearea și mai multor date, care trebuie gestionate și monitorizate atent în vederea utilizării corecte și eficiente. 

Păstrarea documentelor care includ aceste date devine ineficientă atunci când nu există un sistem de arhivare bine pus la punct. De exemplu, documentele păstrate într-un laptop nu sunt accesibile tuturor și vor fi mai greu de localizat, păstrat în siguranță și de valorificat. Acest lucru poate influența negativ funcțiile de afaceri și productivitatea angajaților.

Care sunt avantajele procesului de arhivare documente?

1.Datele sunt bine organizate, astfel încât este mai ușor să identifici documentele potrivite atunci când ai nevoie de ele

Arhivarea corectă a documentelor presupune accesul rapid, facil și sigur la informațiile de care ai nevoie, ceea ce previne perioadele de nefuncționare și întârzierile. 

Pentru a asigura un astfel de acces, este necesar să se creeze o politică privind modul de gestionare și de stocare al documente. Aceasta va stabili ce trebuie să faci pentru manipula și arhiva documentele (să le păstrezi în bibliorafturi sau cutii pentru arhivare, să le marchezi cu un sistem de identificare, să le delimitezi cu separatoare etc).

2.Pierderea de date și documente este prevenită

Documentele electronice ar putea fi pierdute pentru totdeauna fie din cauza:

• neatenției angajaților (fișiere sau mail-uri șterse),
• unor probleme informatice (fișiere virusate, atacuri cibernetice).

Astfel, păstrarea documentelor fizice devine deosebit de utilă pentru obținerea rapidă și păstrarea în siguranță a informațiilor. 

Prin arhivarea în siguranță a documentelor, companiile pot ține evidența informațiilor și pot spori protecția împotriva terților neautorizați. Chiar și cele mai prudente dintre companii sunt acum vizate de atacuri cibernetice.

3.Documentele pot fi ușor auditate 

Un audit presupune verificarea înregistrărilor companiei pentru a confirma corectitudinea proceselor desfășurate. În cazul acestor verificări, imposibilitatea de a furniza documentele solicitate conduce la prelungirea auditului și la atragerea de sancțiuni.  

Procesul de arhivare documente face auditul mai rapid și mai ușor, deoarece auditorii vor avea acces instantaneu la informațiile de care au nevoie, iar compania ta va evita amenzile. Dacă la audit sistemul digital nu funcționează din diverse motive, documentele fizice te vor salva.

Din punct de vedere legal, trebuie să păstrezi diverse documente pentru o anumită perioadă de timp ținând cont de tipul și rolul acestora. Unele documente sunt arhivate pentru o perioadă de 5 ani, altele solicită arhivarea pentru o perioadă de la 10 până la 50 de ani.

Cum eficientizezi activitatea de arhivare documente?

Identificarea documentelor ce necesită arhivare și adunarea lor într-un loc corespunzător

Înainte de activitatea efectivă de arhivare documente, trebuie să efectuezi un audit privind totalitatea de documente și acte ce necesită să fie păstrate pentru o anumită perioadă de timp. Trebuie să stabilești politica de arhivare, accesoriile de organizare și arhivare și dacă arhivarea se va realiza într-o încăpere separată sau nu. 

În cazul în care alegi să depozitezi documentele arhivate într-o cameră specială, legislația prevede:

• Gruparea cronologică și sistematică în dosare numerotate și parafate;
• Depozitarea în spații echipate cu mijloace de prevenire și stingere a incendiilor, dar și cu modalități de protejare împotriva degradării, sustragerii sau distrugerii documentelor;
• Îndepărtarea documentelor din arhivă care depășesc termenul legal de arhivare.

Stabilirea unor sisteme de clasificare

O schemă bună de clasificare este esențială pentru organizarea eficientă a documentelor fizice. Aceasta facilitează depozitarea, păstrarea și recuperarea documentelor. 

Schema de clasificare poate fi creată în funcție de activitățile desfășurate, de modalități comune de grupare a înregistrărilor sau alte aspecte astfel încât să identifici clar informațiile necesare. O soluție de a organiza în categorii este clasificarea după culori. Totodată, este imperativ să ții cont de legislația în vigoare. 

Centralizarea documentelor în subcategorii și delimitarea inteligentă a dosarelor

În cadrul fiecărei categorii stabilite anterior, poți deveni mai specific dezvoltând o listă de subcategorii. Gruparea documentelor în dosare clasice (plastic/ carton) sau dosare suspendate îmbunătățește eficiența utilizatorului, siguranța și conformitatea cu legislația. 

În plus, sistemele de etichetare și de separare a dosarelor fac organizarea și căutarea documentelor mult mai rapide. Atașează o eticheta la capătul fiecărui dosar, astfel încât să știi de ce categorie sau subcategorie aparține. 

Reorganizarea ocazională a documentelor arhivate 

Având în vedere faptul că în spațiul unde ai depozitat arhivele este caracterizat de un flux continuu de documente, va fi necesar să verifici dacă politica de arhivare este încă respectată. Monitorizarea constantă a circuitului de documente, precum și modului de arhivare permite o perspectivă și un control eficient privind informațiile.

Dacă ai nevoie de articole de arhivare și organizare sau alte accesorii de birotică și papetărie, Absolut Office îți pune la dispoziție orice ai nevoie. Cumpără acum tot ce ai nevoie pentru o organizare corectă și eficientă a documentelor.