Cum alegi un distrugator documente?

Organizarea documentelor într-un birou este o sarcină deosebit de importantă pentru o companie, motiv pentru care necesită un grad sporit de atenție. În plus, ținerea unei evidențe cât mai clare presupune și evitarea supraaglomerării documentelor, care adesea poate deveni copleșitoare. Astfel, pentru a elimina actele inutile, tot mai mulți apelează să investească într-un distrugator documente.

De asemenea, un distrugator documente contribuie și la protejarea datelor personale ale angajaților sau a informațiilor confidențiale ale companiei, prevenind totodată furtul de identitate/ informații. Iată, așadar, ce criterii trebuie să iei în calcul atunci când alegi un distrugator documente eficient:

1. Nivelul de securitate

Nimeni nu trebuie să neglijeze nivelul de securitate pe care un distrugator documente îl furnizează. Există mai multe niveluri de securitate care pot fi luate în considerare:

• 1 și 2 – având un nivel scăzut de securitate, aceste distrugătoare de documente pot fi folosite pentru a elimina documentele interne inutile. Este, totuși, o variantă avansată față de simpla aruncare a hârtiilor la coș. Totuși, nu este recomandată pentru cei care vor să beneficieze de un nivel înalt de securitate a informațiilor;
• 3 – distrugătoarele de documente cu acest nivel de securitate sunt utilizate, mai ales, în cazul actelor confidențiale, oferind o tăietură stil confetti, denumită și „cross-cut”. Au un nivel crescut de siguranță, iar deșeurile obținute sunt aproape imposibil de descifrat. Un exemplu în acest sens se referă la distrugătorul de documente 73Ci, Cross-Cut, Fellowes, care se remarcă printr-o capacitate maximă de 12 coli/ 70g și eficiență energetică sporită. 
• 4 și 5 – distrugătoarele de documente din această categorie sunt alese în cazul documentelor secrete, furnizând o tăietură tip confetti mai amănunțită decât la nivelul anterior de securitate. Deșeurile generate sunt de dimensiuni extrem de mici, fiind imposibil ca un document să mai fie reconstituit vreodată.

2. Funcțiile distrugătorului de hârtie

Un distrugator documente dotat cu funcții variate va permite o distrugere cât mai eficientă. Printre acestea, se numără:

• funcțiile de siguranță – tehnologiile avansate care au apărut în ultima vreme facilitează integrarea funcțiilor de siguranță în dispozitivele de distrugere a documentelor;
• funcțiile de economisire a energiei – cele mai multe dintre distrugătoarele de hârtii sunt dotate cu funcțiile de economisire a energiei, de exemplu programele economice care opresc aparatul automat după o inactivitate de 30 de minute;
• funcția de silențiozitate – în multe cazuri se preferă ca aparatele de distrus documente să fie silențioase, pentru a nu deranja activitatea desfășurată în birouri;
• funcția de protecție împotriva blocajului – similar imprimantelor, distrugătoarele de documente se pot bloca în momentul în care intră prea multă hârtie. totuși, există distrugătoare moderne care dispun de o formă de protecție, care împinge materialele blocate.
• notificările inteligente – unele modele de distrugătoare documente vin cu suport pentru aplicații mobile pentru a trimite notificări inteligente. Acestea vor trimite informații privind blocajele, recipientul plin, timpul estimat de finalizare a procesului de distrugere, etc).

3. Capacitatea unui distrugator documente

În momentul alegerii unui distrugator documente, acordă atenție capacității sale pentru a beneficia de un nivel superior de eficiență. Așadar, ia în calcul următoarele criterii:

• volumul recipientului în care se colectează hârtia tăiată, care trebuie să fie cât mai generos posibil;
• capacitatea de distrugere a hârtiilor prin tăiere – cu cât se pot tăia mai multe hârtii în același timp, cu atât timpul de distrugere este mai redus.

4. Tipul de tăiere 

Există 3 tipuri frecvente de tăieturi, care oferă un anumit nivel de securitate și timp de finalizare:

• Strip-Cut – este cel mai cunoscut model de tăiere, generând deșeuri sub formă de benzi. Un distrugator documente cu tăiere strip-cut nu este cel mai sigur din perspectiva confidențialității datelor, dar este cel mai accesibil. 
• Cross-Cut – modelul de tăiere se prezintă sub formă de diamant sau confetti. Documentele tăiate astfel sunt comprimate eficient. Astfel, recipientul unui distrugator documente cu acest model de tăiere se umple mai greu. 
• Micro-Cut – reprezintă modelul cel mai sigur de tăiere, distrugătoarele cu acest model fiind întâlnite frecvent în cazul instituțiilor guvernamentale sau militare.

4. Alte dotări

Pentru a atinge performanța dorită, un distrugator documente mai poate fi dotat și cu:

• Funcția de distrugere rapidă a documentelor – în cazul în care este necesar un proces de distrugere a hârtiilor la o viteză mărită, se poate accesa funcția de distrugere rapidă;
• Funcție de oprire în caz de obiecte străine – în situația în care distrugătorul detectează alte obiecte în afara hârtiilor, cum ar fi cravata sau eșarfa, se va opri automat;
• Ușurința de mutare – pentru a fi mutate facil dintr-un loc în altul, unele distrugătoare de documente sunt dotate cu roți;
• Caracteristici avansate – pentru a îmbunătăți experiența de utilizare, unele distrugătoare de documente sunt echipate cu funcție de mărunțire carduri de credit, materiale plastice, agrafe, etc.

Prin urmare, un distrugator documente se dovedește a fi un dispozitiv util în cadrul birourilor. Pentru a evita supraaglomerarea cu hârtii inutile și a proteja informațiile confidențiale, alege să investești într-un astfel de dispozitiv. Descoperă în portofoliul Absolut Office, distrugătorul perfect de documente pentru nevoile tale de business.