Organizare si arhivare documente – tips and tricks

Te întrebi care sunt cele mai bune modalități de organizare și arhivare documente? Probabil te-ai confruntat de-a lungul timpului cu problema definitivării unui spațiu aerisit în biroul personal. 

Activitatea poate fi o adevărată provocare, mai ales dacă trebuie să gestionezi o varietate de acte și documente. Birocrația este principalul obstacol al organizării corespunzătoare, dar și al unui grad de productivitate sporit. Cu cât petreci mai mult timp într-o încăpere dezordonată, cu atât te vei confrunta mai des cu senzații de oboseală și epuizare. Vor interveni de asemenea și probleme în relațiile de muncă. 

Totuși, nu trebuie să-ți faci griji. Există câteva trucuri utile care te vor ajuta să eficientizezi procesul de organizare și arhivare documente: 

Trasează prioritățile – Organizează documentele în funcție de importanța pe care o prezintă. De asemenea, ia în calcul gradul de utilizare. Dacă vorbim de acte pe care nu trebuie să le verifici, arhivează-le în spații de depozitare dedicate. În cazul documentelor cu care trebuie să lucrezi zilnic, integrează-le în rafturi multifuncționale, care să se afle la îndemână. 

Înlătură toate lucrurile de care nu mai ai nevoie – Poate că în biroul tău se regăsesc și obiecte pe care nu le mai folosești de ceva vreme și care nu ajută deloc la organizarea spațiului. Înlocuiește-le cu variante practice, versatile, capabile să ofere utilitate.

Adaugă un strop de personalizare spațiului– Cine spune că un birou ticsit de documente nu poate arăta și bine din punct de vedere estetic? Setează cadrul perfect pentru lucru și alege decorațiunile care te reprezintă cel mai bine. Un mediu de lucru plăcut vine la pachet cu numeroase avantaje.

Ce produse poți alege pentru organizare și arhivare documente?

Dacă îți dorești un birou care îndeamnă la eficiență și productivitate există câteva produse care te vor ajuta în procesul de organizare și arhivare documente: 

• Biblioraft – Ideal pentru a integra documentele importante. Poți opta pentru alternativele colorate pentru a avea o evidență clară asupra actelor îndosariate. În plus, pot fi etichetate cu ușurință. Le poți numerota în funcție de gradul utilizării sau importanța informațiilor pe care le integrează. 
• Dosar plastic cu șină – E recomandat să optezi pentru cele în format A4, cu etichetă interschimbabila. Astfel, poți să modifici orice informație, indiferent de situație. Dosarele pot fi adăugate ulterior într-o cutie de arhivare. Alege varianta potrivită în funcție de capacitatea dosarelor și caracteristicile spațiului avut la dispoziție. 
• Alonjă de mare capacitate pentru arhivare – Aici poți depozita documentele pe care nu le mai folosești. Este o variantă numai bună în cazul în care nu dispui de suficient spațiu sau de buget pe măsura așteptărilor. Este foarte ușor de folosit. 
• Index autoadeziv hârtie – Procesul de organizare și arhivare va fi simplificat în mod considerabil. Nu va mai trebui să cauți ore întregi documentele de care ai nevoie. Cu ajutorul unui index colorat autoadeziv vei putea găsi rapid actele. De asemenea, le vei putea diferenția fără probleme. Printre cele mai apreciate modele se numără cele neon pentru că sunt ușor de observat. 
• Bandă adezivă – Recomandată în cazul în care este nevoie să ambalezi cutiile cu documente și să le transporți dintr-un loc în altul. În acest caz, achiziționează-le pe cele care nu se îngălbenesc în timp și care garantează siguranță sporită. 

Cum poți alege cele mai bune produse de organizare și arhivare documente?

După ce ai identificat care sunt cele mai eficiente produse destinate organizării și arhivării documentelor de care ai nevoie, trebuie să treci la pasul următor: achiziționarea. Însă, pentru a te asigura că faci alegerile corecte trebuie să alegi cu atenție furnizorul. 

Iată câteva lucruri de care trebuie să ții cont dacă vrei să ai parte de rezultatele dorite: 

• Experiența în domeniu – E mai mult decât evident că un magazin cu renume și experiență va fi mereu în preferințele clienților. E indicat, așadar, să alegi magazinul în funcție de experiența de cumpărare pe care o oferă clienților săi. 
• Calitatea superioară a produselor – Investițiile de calitate sunt cele care contează în definitiv. E important și raportul de preț, dar nu trebuie să fie singurul factor de departajare. Optează pentru cei care pun la dispoziție oferte avantajoase, dar care să reflecte întocmai calitatea înaltă a produselor puse la dispoziție.
• Gama variată de produse – Fie că lucrezi de acasă sau de la birou, vei avea nevoie de numeroase obiecte și accesorii pentru organizare. Tocmai de aceea, e esențial să alegi alternativele care mizează pe multifuncționalitate, indiferent de situație. 

Concluzii

Organizarea biroului este o etapă foarte importantă pentru sporirea productivității și a bunăstării în mediul de lucru. Însă, pentru a te bucura de standarde înalte de eficiență e necesar să alegi cele mai bune produse de birotica si papetarie. 

E indicat să optezi pentru produse dedicate exclusiv organizării corespunzătoare a spațiului. Bibliorafturile, dosarele cu șină sau alonjele pentru arhivare se numără printre opțiunile eficiente pe care merită să le iei în calcul. 

În sprijinul tău este Absolut Office, care îți oferă o gamă variată de produse, care să te ajute în realizarea cu ușurință a activităților de birou.

Alegeri inteligente, rezultate de succes!